Handbuch
Dokumentation
Lernen Sie, wie Sie DocBill für Ihre Abrechnung nutzen — vom Datenimport (PAD, CSV und strukturierte Formate) über Kodierung und Rechnungen bis zu Zahlungen, Mahnwesen und Einsprüchen. KV, PKV und Selbstzahler in einer Plattform.
Schnellstart
Mit dem Demo-Modus lernen Sie DocBill ohne Risiko kennen: Beispieldaten, vorkonfigurierte Fälle und alle Kernbereiche der Plattform stehen sofort zur Verfügung. In drei Phasen — erkunden, testen, anbinden — sehen Sie vor dem produktiven Start, wie Kodierung, Abrechnung und Patientenkommunikation zusammenspielen.
So funktioniert es
- Öffnen Sie das Demo-Portal und melden Sie sich an (oder nutzen Sie die bereitgestellten Zugangsdaten aus dem Onboarding).
- Erkunden Sie das Aufgaben-Board: offene Kodierungen, Freigaben und Patientenvorgänge sind dort gebündelt.
- Öffnen Sie einen Beispiel-Behandlungsfall und prüfen Sie vorgeschlagene EBM- und GOÄ-Ziffern.
- Versenden Sie eine Beispielrechnung per E-Mail und sehen Sie sich Mahnstufen und Zahlungsstatus an.
- Buchen Sie ein Gespräch, wenn Sie DocBill mit Ihrer echten Praxis anbinden möchten.
Das bietet DocBill
- Demo-Portal mit Beispieldaten (keine echten Patienten)
- Alle Module: Import, Kodierung, Rechnungen, Zahlungen, Mahnwesen
- Persönliches Onboarding für Datenimport (PAD, CSV, Schnittstellen)
Tipp
Im Demo-Modus werden keine echten Patientendaten verarbeitet und keine Rechnungen an Kostenträger übermittelt.
Warum DocBill?
DocBill bündelt alles, was Ihre Praxis für eine durchgängige Abrechnung braucht — ohne Medienbrüche, ohne vergessene Kürzungen und ohne dass Ihr Team zwischen Tools wechseln muss.
Alles an einem Ort
Rechnungen erstellen, Patienten verwalten, Zahlungen verfolgen und mit Patienten kommunizieren — ohne zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln.
Automatisiert
Rechnungsversand per E-Mail oder Brief, automatisches Mahnwesen, KI-gestützte Kodierung und Beantwortung von Patientenanfragen sparen Ihnen Zeit.
Einfach
Keine Installation, keine Einrichtungsgebühr. Direkt im Browser starten und monatlich kündbar — ärztlich geprüft und DSGVO-konform.
Funktionen
Klicken Sie ein Thema, um zur ausführlichen Anleitung zu springen.
Kodierung & Prüfung
EBM- und GOÄ-Ziffern aus Ihrer Dokumentation erzeugen, Kombinationen prüfen und vor der Übermittlung ärztlich freigeben.
Aufgaben
Ihr tägliches Arbeitsbrett mit allen offenen Vorgängen.
Datenimport
PAD/PADneXt aus dem PVS, CSV-Exporte und weitere strukturierte Daten — in DocBill importieren und weiterverarbeiten.
Rechnungen
Behandlungsfälle anlegen, Rechnungen erstellen und vor dem Versand prüfen lassen.
Widersprüche
Kürzungen erkennen, Begründungen vorbereiten und Einsprüche automatisiert nachverfolgen.
Patienten
Patientenstammdaten, Kostenträger und Kommunikationshistorie zentral verwalten.
Zahlungen & Bank
Bankanbindung, automatischer Abgleich und offene Posten.
Kommunikation
Patientenanfragen zu Rechnungen bearbeiten.
Mahnwesen
Automatische Mahnungen konfigurieren und verwalten.
Vorlagen & Materialien
Rechnungsvorlagen und Materialkatalog pflegen.
Kennzahlen
Umsatz, offene Forderungen und Trends im Überblick.
Sicherheit
Verschlüsselung, Audit-Logs und Zugriffskontrollen — DSGVO- und §203-konform auf jeden Datensatz.
Einstellungen
Praxis, Team, Bank, E-Mail und Abonnement konfigurieren.
Kodierung & Prüfung
DocBill erstellt EBM- und GOÄ-Ziffern aus Ihrer Behandlungsdokumentation — auf Basis aktueller KV- und PVS-Regeln. Kombinationsprüfungen, analoge Positionen und Steigerungssätze werden automatisch berücksichtigt. Vor jeder Übermittlung an KV, PKV oder Selbstzahler geben Ihre Ärztinnen, Ärzte oder die Verwaltung die Vorschläge frei. Die ausführlichen Anleitungen unten unterscheiden EBM (KV), GOÄ (PKV/IGeL) und Praxisregeln.
So funktioniert es
- Behandlungsfall in DocBill öffnen (Import oder manuell)
- KI-Vorschläge und Regelhinweise prüfen
- Ärztliche Freigabe erteilen
- Fall für Abrechnung / Rechnungserstellung freigeben
Das bietet DocBill
- ICD-10-, EBM- und GOÄ-Vorschläge aus Freitext und strukturierten Feldern
- Automatische Synchronisation aktueller KV- und PVS-Regeln
- Kombinationsprüfung, Ausschlüsse und Begründungspflichten
- Ärztliche Freigabe-Workflow vor jeder Übermittlung
- Individuelle Praxisregeln und Standardziffern pro Behandlungstyp
Freigabe durch Ärztinnen und Ärzte
Jeder Vorschlag erscheint übersichtlich mit Diagnose, Leistung und Ziffer. Mit einem Klick wird freigegeben, bearbeitet oder zurückgewiesen — erst danach fließen die Daten in Abrechnung und Export.
Tipp
Hinterlegen Sie einmalig Ihre Standardziffern pro OP- oder Behandlungstyp — DocBill schlägt sie künftig automatisch vor.
Anleitungen zur Kodierung
Je nach Abrechnungsart durchläuft DocBill unterschiedliche Prüfpfade. Wählen Sie Ihr Szenario für die Schritt-für-Schritt-Anleitung.
EBM-Abrechnung (KV)
EBMFür die kassenärztliche Abrechnung schlägt DocBill EBM-Ziffern vor, prüft Kombinationen und bereitet die Quartalsabrechnung vor.
EBM-Abrechnung (KV)
EBMFür die kassenärztliche Abrechnung schlägt DocBill EBM-Ziffern vor, prüft Kombinationen und bereitet die Quartalsabrechnung vor.
Schritt 1
Behandlungsfall öffnen
Nach Datenimport (PAD, CSV, …) oder manueller Anlage öffnen Sie den Fall im Bereich Kodierung. Diagnosen und Leistungen aus der Dokumentation sind bereits sichtbar.
Aktueller Schritt
Aufgaben → Kodierung offen
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Vorschläge prüfen
DocBill markiert fehlende Ziffern, unzulässige Kombinationen und Begründungspflichten. Gelb = Vorschlag, Rot = Regelverstoß.
Aktueller Schritt
Kodierung → Vorschläge
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
Ärztliche Freigabe
Ihre Ärztin oder Ihr Arzt gibt die finale Ziffernliste frei. Erst danach wird der Fall für die KV-Übermittlung freigegeben.
Aktueller Schritt
Freigeben & übermitteln
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
GOÄ / PKV & IGeL
GOÄFür Privatpatienten und Selbstzahler erzeugt DocBill GOÄ-Positionen inkl. Steigerungsfaktoren, Analogziffern und Materialien.
GOÄ / PKV & IGeL
GOÄFür Privatpatienten und Selbstzahler erzeugt DocBill GOÄ-Positionen inkl. Steigerungsfaktoren, Analogziffern und Materialien.
Schritt 1
Leistungen zuordnen
Aus dem Arztbrief oder der OP-Dokumentation werden Leistungen extrahiert. Materialien können aus dem Katalog übernommen werden.
Aktueller Schritt
Kodierung → GOÄ-Vorschläge
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Steigerung & Begründung
DocBill prüft, ob ein erhöhter Steigerungssatz zulässig ist und ob eine Begründung erforderlich ist. Textvorschläge können übernommen werden.
Aktueller Schritt
Steigerung / Begründung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
Rechnung anlegen
Nach Freigabe wird die Rechnung aus Ihrer Vorlage erzeugt und kann direkt an den Patienten versendet werden.
Aktueller Schritt
Rechnungen → Erstellen
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Praxisregeln hinterlegen
SetupEinmal konfigurierte Regeln gelten dauerhaft: Standardziffern pro Eingriff, bevorzugte Analogziffern, Ausnahmen.
Praxisregeln hinterlegen
SetupEinmal konfigurierte Regeln gelten dauerhaft: Standardziffern pro Eingriff, bevorzugte Analogziffern, Ausnahmen.
Schritt 1
Regel anlegen
Unter Einstellungen → Kodierung legen Sie eine neue Praxisregel an und wählen den Behandlungstyp.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Kodierung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Testen am Fall
Öffnen Sie einen Testfall — die Regel sollte beim nächsten Kodierungslauf automatisch angewendet werden.
Aktueller Schritt
Kodierung → Testfall
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Aufgaben
Das Aufgaben-Board ist Ihr tägliches Arbeitsbrett: alle offenen Vorgänge an einem Ort — Kodierungen zur Freigabe, ausstehende Rechnungen, Kürzungen, Patientenanfragen und Mahnstufen. Prioritäten und Fristen helfen, nichts zu übersehen.
So funktioniert es
- Nach dem Login öffnet sich standardmäßig das Aufgaben-Board.
- Sortieren Sie nach „Heute fällig“ oder „Überfällig“.
- Klicken Sie einen Vorgang an — DocBill öffnet den passenden Behandlungsfall.
- Erledigte Aufgaben verschwinden automatisch aus der Liste.
Das bietet DocBill
- Übersicht aller offenen Kodierungen und Freigaben
- Kürzungen und Widersprüche mit Status und Frist
- Patientenkommunikation und unbeantwortete Anfragen
- Filter nach Kostenträger, Arzt und Dringlichkeit
- Direktsprung in den jeweiligen Behandlungsfall
Arbeiten mit dem Aufgaben-Board
Das Board bündelt alle Vorgangstypen. So bearbeiten Sie die häufigsten Aufgaben im Alltag.
Kodierung zur Freigabe
Offene Kodierungen erscheinen mit Frist und zuständigem Arzt.
Kodierung zur Freigabe
Offene Kodierungen erscheinen mit Frist und zuständigem Arzt.
Schritt 1
Aufgabe filtern
Wählen Sie im Board den Filter „Kodierung" und sortieren nach Dringlichkeit.
Aktueller Schritt
Aufgaben → Filter Kodierung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Freigabe erteilen
Öffnen Sie den Fall, prüfen Sie die Liste und klicken Sie „Freigeben“. Die Aufgabe wird geschlossen.
Aktueller Schritt
Kodierung → Freigeben
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Kürzung / Widerspruch
Neue Kürzungen werden automatisch als Aufgabe angelegt — mit Frist der KV/PKV.
Kürzung / Widerspruch
Neue Kürzungen werden automatisch als Aufgabe angelegt — mit Frist der KV/PKV.
Schritt 1
Status prüfen
DocBill zeigt eingereicht, in Klärung oder abgeschlossen. Klicken Sie für Details und Argumentation.
Aktueller Schritt
Aufgaben → Kürzungen
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Nachverfolgen
Nachvergütungen erscheinen automatisch in Kennzahlen, sobald sie gebucht sind.
Aktueller Schritt
Kennzahlen → Nachvergütung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Patientenanfrage
Unbeantwortete Nachrichten erscheinen im Board und im Posteingang.
Patientenanfrage
Unbeantwortete Nachrichten erscheinen im Board und im Posteingang.
Schritt 1
Entwurf prüfen
DocBill schlägt eine Antwort vor. Prüfen Sie den Text und passen Sie ihn bei Bedarf an.
Aktueller Schritt
Posteingang → Entwurf
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Datenimport
DocBill übernimmt Behandlungsdaten aus Ihrer Praxissoftware und weiteren Quellen: PAD und PADneXt (Standard vieler PVS), CSV-Tabellen sowie weitere strukturierte Formate wie JSON oder XML. Sie müssen Ihr PVS nicht wechseln — Import per Upload, Schnittstelle oder Automatik. Patienten, Diagnosen und Positionen landen in wenigen Sekunden in DocBill.
So funktioniert es
- Daten bereitstellen: PAD/PADneXt aus dem PVS, CSV-Export oder strukturierte Datei (siehe Formate unten).
- Im DocBill-Portal unter Import die Datei hochladen oder automatischen Abruf nutzen.
- Importprotokoll prüfen — fehlende Spalten, Dubletten oder Formatfehler werden markiert.
- Kodier- und Regelvorschläge im Aufgaben-Board freigeben lassen.
- Rechnungen versenden oder an die KV/PKV übergeben.
Das bietet DocBill
- PAD (.dat) und PADneXt (.zip) aus deutschen PVS
- CSV (.csv) für Listen, Auswertungen oder Systeme ohne PAD
- Weitere strukturierte Formate (z. B. JSON, XML) nach Absprache
- tomedo, psyprax, Turbomed, medatixx, Epikur, Albis, T2med und weitere
- Kein PVS-Wechsel, keine Datenmigration
Unterstützte Formate im Überblick
Nicht jedes System liefert PAD — deshalb unterstützt DocBill mehrere Wege. Im Onboarding legen wir fest, welches Format für Ihre Praxis passt.
- PAD / PADneXt: Standard-Export aus Praxisverwaltungssystemen
- CSV: Patienten, Leistungen, Diagnosen als Spalten (Vorlage im Onboarding)
- Strukturierte Daten: JSON, XML oder API — für individuelle Anbindungen
PAD und PADneXt
PAD (Praxisdaten-Austausch) ist das gängige Format für Behandlungs- und Abrechnungsdaten aus deutschen PVS. PADneXt (.zip) ist die erweiterte Variante mit zusätzlichen Feldern.
- Patientenstamm und Behandlungsfälle
- Erbrachte Leistungen und Diagnosen
- Bereits gesetzte Ziffern (Plausibilitätsprüfung)
CSV und strukturierte Dateien
Wenn Ihr System CSV exportiert oder Sie Daten aus BI-Tools, KIS-Anbindungen oder Excel-Listen übernehmen: DocBill mappt Spalten auf Patienten, Fälle und Positionen. Wir stellen eine Importvorlage bereit und prüfen das Mapping beim ersten Lauf.
- UTF-8-CSV mit eindeutigen Spaltenüberschriften empfohlen
- Typische Felder: Patient-ID, Datum, GOÄ/EBM, Diagnose, Betrag
- Fehlerhafte Zeilen werden im Importprotokoll ausgewiesen
Export aus der Praxissoftware (PAD)
In Ihrem PVS wählen Sie den PAD- oder PADneXt-Export für Zeitraum oder Behandlungsfall. Die Anleitungen für einzelne Systeme finden Sie weiter unten unter Praxissysteme.
- Täglicher oder wöchentlicher Automatik-Export möglich
- DocBill ergänzt und prüft — ersetzt Ihr PVS nicht
Tipp
Im Onboarding klären wir: PAD aus dem PVS, CSV-Import oder strukturierte Schnittstelle — gemeinsam mit Ihrem IT-Dienstleister.
Import nach Dateiformat
Neben PAD aus dem PVS können Sie CSV und weitere strukturierte Dateien importieren. Wählen Sie Ihren Weg.
CSV-Import
CSVIdeal, wenn Ihr System CSV exportiert, Sie Listen aus Excel pflegen oder keine PAD-Schnittstelle haben.
CSV-Import
CSVIdeal, wenn Ihr System CSV exportiert, Sie Listen aus Excel pflegen oder keine PAD-Schnittstelle haben.
Schritt 1
Vorlage verwenden
Im Onboarding erhalten Sie eine CSV-Vorlage mit Spalten für Patient, Datum, Ziffern und Diagnosen. So vermeiden Sie Mapping-Fehler.
Aktueller Schritt
Import → CSV-Vorlage
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Datei hochladen
Speichern Sie die CSV als UTF-8 (.csv), laden Sie sie unter Import hoch. DocBill zeigt eine Vorschau der erkannten Spalten.
Aktueller Schritt
Import → CSV hochladen
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
Protokoll prüfen
Zeilen mit fehlenden Pflichtfeldern oder unbekannten Ziffern werden markiert. Korrigieren Sie die Quelldatei oder ergänzen Sie in DocBill.
Aktueller Schritt
Import → Protokoll
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
JSON, XML & Schnittstellen
APIFür Klinik-Anbindungen, individuelle PVS oder Reporting-Tools: strukturierte Daten per Datei oder API.
JSON, XML & Schnittstellen
APIFür Klinik-Anbindungen, individuelle PVS oder Reporting-Tools: strukturierte Daten per Datei oder API.
Schritt 1
Format abstimmen
Gemeinsam mit DocBill definieren Sie Felder und Übertragungsweg (Datei-Upload, SFTP, REST-API).
Aktueller Schritt
Onboarding → Schnittstelle
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Testimport
Mit einer kleinen Testdatei prüfen Sie Mapping und Regelprüfung, bevor der Produktivbetrieb startet.
Aktueller Schritt
Import → Test
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Anleitung für Ihr Praxissystem (PAD)
Hinweis: Die folgenden Anleitungen betreffen den PAD-/PADneXt-Export aus Ihrer Praxissoftware. Zusätzlich unterstützt DocBill CSV und weitere strukturierte Formate — siehe Import nach Dateiformat.
Schritt-für-Schritt für den PAD-Export — anschließend Import in DocBill. Klicken Sie Ihr System auf.
tomedo®
tomedo unterstützt PAD- und PADneXt-Exporte für die Privatabrechnung. Nach einmaliger Einrichtung der Gegenstelle exportieren Sie Rechnungen als .dat- oder .zip-Datei.
PADPADneXt
tomedo®
tomedo unterstützt PAD- und PADneXt-Exporte für die Privatabrechnung. Nach einmaliger Einrichtung der Gegenstelle exportieren Sie Rechnungen als .dat- oder .zip-Datei.
Schritt 1
PADneXt-Gegenstelle einrichten
Öffnen Sie die Verwaltung der Abrechnungstypen und legen Sie einen neuen Eintrag vom Typ „PVS Export Privat (PADneXt)“ an. Tragen Sie Ihre Mitgliedsnummer und die DocBill-Gegenstelle ein (erhalten Sie im Onboarding).
Aktueller Schritt
Verwaltung → Abrechnungstypen
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Privatabrechnung öffnen
Wechseln Sie in den Bereich Privatabrechnung / PVS-Abrechnung und wählen Sie den gewünschten Abrechnungszeitraum sowie die Patienten oder Rechnungen aus.
Aktueller Schritt
Abrechnung → Privatabrechnung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
Export ausführen
Klicken Sie auf „Export“, wählen Sie Ihren PADneXt- (oder PAD-) Typ und bestätigen Sie. tomedo legt eine zip- bzw. .dat-Datei im Exportordner ab — meist auf dem Desktop oder im konfigurierten PAD-Ordner.
Aktueller Schritt
PVS-Abrechnung → Export
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 4
Datei zu DocBill
Öffnen Sie den Ordner mit der erzeugten Datei (Doppelklick auf den Eintrag in der PVS-Übersicht bei tomedo). Laden Sie die zip- oder .dat-Datei in DocBill unter Import hoch.
Aktueller Schritt
DocBill → Import
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Nach dem Import in DocBill
Nach dem Upload übernimmt DocBill Patienten, Diagnosen und Positionen automatisch. Prüfen Sie die Vorschläge und geben Sie die Abrechnung frei.
psyprax
In psyprax erzeugen Sie PAD- oder PADneXt-Dateien über das Menü Rechnungen (Seriendruck/PAD). Die PADneXt-Datei liegt als verschlüsselte zip im Exportordner.
PADPADneXt
psyprax
In psyprax erzeugen Sie PAD- oder PADneXt-Dateien über das Menü Rechnungen (Seriendruck/PAD). Die PADneXt-Datei liegt als verschlüsselte zip im Exportordner.
Schritt 1
PADneXt konfigurieren
Unter Praxisdaten tragen Sie Ihre PAD-Nummer ein. Im Fenster „Rechnungen (Seriendruck/PAD)“ wechseln Sie in den Reiter PADneXt und prüfen Pfad sowie Echtdaten-Einstellung.
Aktueller Schritt
Praxisdaten → PADNr
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Patient und Zeitraum wählen
Öffnen Sie Abrechnung → Rechnungen Seriendruck / PAD, Reiter „Daten“, und wählen Sie den Patienten bzw. die offenen Leistungen für den Export.
Aktueller Schritt
Abrechnung → Seriendruck/PAD
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
PADneXt erstellen
Klicken Sie „PADneXt erstellen“. Nach der Bestätigung zeigt psyprax den Ablageort der zip-Datei an. Mit „Fertigstellen“ markieren Sie die Leistungen als abgerechnet.
Aktueller Schritt
PADneXt erstellen
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 4
Upload in DocBill
Navigieren Sie im Windows-Explorer zum angegebenen Ordner und laden Sie die zip-Datei in DocBill hoch.
Aktueller Schritt
DocBill → Import
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Nach dem Import in DocBill
DocBill entpackt und validiert die PADneXt-Daten. Anschließend startet die Kodier- und Regelprüfung.
Turbomed
Turbomed exportiert Privatabrechnungen als klassische PAD-.dat-Datei. Der Export bündelt offene Leistungen eines Abrechnungszeitraums.
PAD
Turbomed
Turbomed exportiert Privatabrechnungen als klassische PAD-.dat-Datei. Der Export bündelt offene Leistungen eines Abrechnungszeitraums.
Schritt 1
PAD-Modul öffnen
Wechseln Sie in den Bereich Privatabrechnung / PAD. Wählen Sie den Abrechnungszeitraum (von/bis) und prüfen Sie die angezeigten Leistungen.
Aktueller Schritt
Privatabrechnung → PAD
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
PAD-Datei erzeugen
Starten Sie die Abrechnungserstellung. Turbomed legt typischerweise eine PVxxxxxx.dat und optional eine Begleit-.txt im Exportordner ab.
Aktueller Schritt
PAD exportieren
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
In DocBill importieren
Laden Sie die .dat-Datei in DocBill hoch. Begleitdateien sind für den Import nicht erforderlich.
Aktueller Schritt
DocBill → Import
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Nach dem Import in DocBill
Positionen und Patienten werden übernommen; fehlende Ziffern schlägt DocBill nach der ärztlichen Freigabe vor.
medatixx
medatixx-Produkte (z. B. x.isynet, x.concept) bieten je nach Version PAD- oder PADneXt-Export über die Privatabrechnung. Menübezeichnungen können leicht abweichen.
PADPADneXt
medatixx
medatixx-Produkte (z. B. x.isynet, x.concept) bieten je nach Version PAD- oder PADneXt-Export über die Privatabrechnung. Menübezeichnungen können leicht abweichen.
Schritt 1
Privatabrechnung aufrufen
Öffnen Sie das Modul für Privat-/IGeL-Abrechnung oder „PAD-Schnittstelle“. Wählen Sie Zeitraum und Patienten.
Aktueller Schritt
Abrechnung → Privat
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Exportformat wählen
Wählen Sie PAD oder PADneXt (falls verfügbar) und starten Sie den Export. Die Datei wird im konfigurierten Ausgabeverzeichnis gespeichert.
Aktueller Schritt
PAD / PADneXt Export
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
DocBill-Upload
Laden Sie die erzeugte .dat- oder .zip-Datei im DocBill-Portal unter Import hoch.
Aktueller Schritt
DocBill → Import
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Nach dem Import in DocBill
Bei der Ersteinrichtung gleichen wir mit Ihrem medatixx-Vertrieb die genaue Menüführung ab.
Epikur
Epikur unterstützt den Datenaustausch über PAD/PADneXt aus der Privatabrechnung. Der Ablageort der Exportdatei ist in den Einstellungen hinterlegt.
PADPADneXt
Epikur
Epikur unterstützt den Datenaustausch über PAD/PADneXt aus der Privatabrechnung. Der Ablageort der Exportdatei ist in den Einstellungen hinterlegt.
Schritt 1
Abrechnungszeitraum festlegen
Öffnen Sie Privatabrechnung → PAD-Export, filtern Sie nach Zeitraum und markieren Sie die abzurechnenden Fälle.
Aktueller Schritt
Privatabrechnung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Export starten
Erzeugen Sie die PAD- oder PADneXt-Datei. Epikur zeigt den Speicherort nach Abschluss an.
Aktueller Schritt
PAD-Export
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
Import in DocBill
Datei in DocBill hochladen und Importprotokoll prüfen.
Aktueller Schritt
DocBill → Import
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Nach dem Import in DocBill
DocBill mappt Epikur-Felder auf Behandlungsfälle und startet die Regelprüfung.
Albis (CGM)
Albis exportiert Privatliquidationen im PAD-Standard. Je nach Version finden Sie den Export unter Abrechnung oder Schnittstellen.
PADPADneXt
Albis (CGM)
Albis exportiert Privatliquidationen im PAD-Standard. Je nach Version finden Sie den Export unter Abrechnung oder Schnittstellen.
Schritt 1
Privatabrechnung öffnen
Wählen Sie im Menü Abrechnung den Punkt Privatabrechnung / PAD und den gewünschten Zeitraum.
Aktueller Schritt
Abrechnung → Privat
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
PAD-Datei erzeugen
Starten Sie „PAD exportieren“ oder „An Abrechnungsstelle senden“ (ohne direkten Versand, nur Datei erzeugen).
Aktueller Schritt
PAD exportieren
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
DocBill-Import
Laden Sie die Exportdatei in DocBill hoch.
Aktueller Schritt
DocBill → Import
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Nach dem Import in DocBill
Nach dem Import können Sie Rechnungen in DocBill versenden und mahnt DocBill automatisch.
T2med
T2med bündelt offene Privatleistungen zu PAD- oder PADneXt-Dateien. Die Einrichtung der Empfängerstelle DocBill erfolgt einmalig.
PADPADneXt
T2med
T2med bündelt offene Privatleistungen zu PAD- oder PADneXt-Dateien. Die Einrichtung der Empfängerstelle DocBill erfolgt einmalig.
Schritt 1
Export vorbereiten
Öffnen Sie Privatabrechnung, wählen Sie Patienten oder Sammelauftrag und prüfen Sie die Leistungsliste.
Aktueller Schritt
Privatabrechnung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
PAD/PADneXt erzeugen
Wählen Sie das Format und bestätigen Sie den Export. Die Datei liegt im T2med-Ausgabeordner.
Aktueller Schritt
Datenexport → PAD
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 3
Zu DocBill
Import im DocBill-Portal starten und Datei auswählen.
Aktueller Schritt
DocBill → Import
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Nach dem Import in DocBill
DocBill übernimmt Stammdaten und Leistungen; Kodierungsvorschläge folgen im Aufgaben-Board.
Ihr System ist nicht dabei? Die meisten deutschen PVS unterstützen PAD oder PADneXt. Alternativ: CSV oder strukturierte Daten importieren. Im Onboarding dokumentieren wir die passende Anbindung für Ihre Software.
Rechnungen
In DocBill legen Sie Behandlungsfälle an, bündeln erbrachte Leistungen und erstellen Rechnungen für KV, PKV und Selbstzahler. Vor dem Versand prüft DocBill jede Position gegen aktuelle Regeln — Fehler werden vorher gefunden, nicht erst nach einer Kürzung.
So funktioniert es
- Behandlungsfall anlegen oder aus Datenimport übernehmen
- Leistungen und Ziffern prüfen lassen (KI-Vorschläge + Freigabe)
- Rechnung generieren — Layout aus Ihrer Vorlage
- Versand per E-Mail oder Brief auslösen
- Zahlungseingang und Status im Dashboard verfolgen
Das bietet DocBill
- Einheitliche Rechnungen für GOÄ, EBM und IGeL
- Automatische Regelprüfung vor Versand
- PDF-Rechnung und patientenverständliche Aufschlüsselung
- Historie aller Versionen und Versandkanäle
Rechnungen nach Abrechnungsart
KV-, PKV- und Selbstzahler-Rechnungen unterscheiden sich in Erstellung, Versand und Nachverfolgung.
KV-Abrechnung (EBM)
KVNach Kodierungsfreigabe bereitet DocBill die Abrechnungsdaten für Ihre KV vor.
KV-Abrechnung (EBM)
KVNach Kodierungsfreigabe bereitet DocBill die Abrechnungsdaten für Ihre KV vor.
Schritt 1
Quartalsfall prüfen
Alle Fälle des Quartals werden auf Vollständigkeit geprüft — fehlende Scheine werden markiert.
Aktueller Schritt
Rechnungen → KV-Quartal
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Übermittlung
Exportieren Sie die geprüfte Datei in Ihr Übergabeverfahren (PVS oder KV-Portal).
Aktueller Schritt
Export → KV
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
PKV-Rechnung
PKVGOÄ-Rechnungen an private Krankenversicherungen mit patientenverständlicher Aufschlüsselung.
PKV-Rechnung
PKVGOÄ-Rechnungen an private Krankenversicherungen mit patientenverständlicher Aufschlüsselung.
Schritt 1
Rechnung erzeugen
Wählen Sie die GOÄ-Vorlage, prüfen Sie die PDF-Vorschau und korrigieren Sie Positionen.
Aktueller Schritt
Rechnungen → PKV
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Versand
Versand per E-Mail an Patient oder direkt an die PKV — je nach Vereinbarung.
Aktueller Schritt
Versand → E-Mail
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
IGeL / Selbstzahler
IGeLDirektrechnungen an Patienten mit automatischer Zahlungsüberwachung und Mahnwesen.
IGeL / Selbstzahler
IGeLDirektrechnungen an Patienten mit automatischer Zahlungsüberwachung und Mahnwesen.
Schritt 1
Rechnung versenden
Nach Erstellung versendet DocBill die Rechnung. Der Patient erhält eine verständliche Aufstellung.
Aktueller Schritt
Rechnungen → IGeL
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Zahlung & Mahnung
Offene Beträge erscheinen bei Zahlungen & Bank. Mahnstufen starten automatisch nach Ihrer Konfiguration.
Aktueller Schritt
Zahlungen → Offene Posten
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Widersprüche
Branchenweit wird die Hälfte aller abgesetzten Positionen nie erneut eingereicht. DocBill geht jeder Kürzung, Rückfrage und Ablehnung nach — mit automatisch vorbereiteten Begründungen und Nachverfolgung bis zur Entscheidung. Sie behalten die Übersicht; die Kommunikation mit KV und PKV übernimmt DocBill.
So funktioniert es
- Kürzung erscheint automatisch im Aufgaben-Board
- Argumentation prüfen und ggf. ergänzen
- Widerspruch einreichen lassen
- Status und Nachvergütung in Kennzahlen verfolgen
Das bietet DocBill
- Automatische Erkennung neuer Kürzungen aus KV- und PKV-Rückläufen
- KI-gestützte Widerspruchsargumentation auf Basis Ihrer Dokumentation
- Status: eingereicht, in Klärung, akzeptiert, abgelehnt
- Nachvergütungen transparent im Kennzahlen-Bereich
- Kein manueller Aufwand für Ihr Praxisteam
KV und private Krankenversicherung
DocBill kommuniziert bei Rückfragen der KV oder PKV direkt mit den Kostenträgern. Sie behalten die Übersicht im Portal, müssen aber keine Schreiben selbst verfassen.
Kürzungen und Widersprüche
DocBill erkennt Kürzungen, bereitet Widersprüche vor und verfolgt sie bis zur Entscheidung.
KV-Kürzung
KVRückläufe der KV werden eingelesen und als Aufgabe mit Frist angezeigt.
KV-Kürzung
KVRückläufe der KV werden eingelesen und als Aufgabe mit Frist angezeigt.
Schritt 1
Kürzung öffnen
Im Aufgaben-Board sehen Sie betroffene Ziffern, Begründung der KV und vorgeschlagenes Widerspruchsargument.
Aktueller Schritt
Aufgaben → KV-Kürzung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Widerspruch einreichen
DocBill reicht den Widerspruch ein und aktualisiert den Status. Sie werden bei Rückfragen informiert.
Aktueller Schritt
Widerspruch → Eingereicht
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
PKV-Rückfrage
PKVRückfragen und Teilablehnungen der PKV werden mit Ihrer Behandlungsdokumentation beantwortet.
PKV-Rückfrage
PKVRückfragen und Teilablehnungen der PKV werden mit Ihrer Behandlungsdokumentation beantwortet.
Schritt 1
Unterlagen zuordnen
DocBill verknüpft automatisch relevante Diagnosen und OP-Berichte mit der Rückfrage.
Aktueller Schritt
Widerspruch → PKV
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Antwort senden
Nach Freigabe durch Ihren Arzt geht die Antwort an die PKV — Status „in Klärung“.
Aktueller Schritt
Status → In Klärung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Nachvergütung verbuchen
Akzeptierte Widersprüche führen zu Nachzahlungen — sichtbar in Kennzahlen und Bankabgleich.
Nachvergütung verbuchen
Akzeptierte Widersprüche führen zu Nachzahlungen — sichtbar in Kennzahlen und Bankabgleich.
Schritt 1
Betrag prüfen
Unter Kennzahlen → Nachvergütungen sehen Sie Summe und zugehörigen Fall.
Aktueller Schritt
Kennzahlen → Nachvergütung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Patienten
Verwalten Sie Patientenstammdaten, Anschriften, Kostenträger und Kontaktwünsche zentral in DocBill. Jeder Behandlungsfall, jede Rechnung und jede Kommunikation ist dem Patienten zugeordnet — DSGVO-konform und §203 StGB-konform.
So funktioniert es
- Patient per Import (PAD, CSV, …) anlegen oder manuell erfassen
- Kostenträger und Rechnungsadresse prüfen
- Behandlungsfälle und Rechnungen im Patientenprofil einsehen
Das bietet DocBill
- Stammdaten aus Import (PAD, CSV, …) oder manueller Anlage
- Zuordnung zu KV, PKV, IGeL oder Selbstzahler
- Kommunikationshistorie und offene Anfragen pro Patient
- Verschlüsselte Speicherung und rollenbasierte Zugriffe
- Anonymisierung vor externer KI-Verarbeitung
Patienten verwalten
Patienten anlegen, Kostenträger pflegen und den vollständigen Abrechnungsverlauf einsehen.
Patient aus Datei-Import
Beim Import (PAD, CSV oder strukturierte Daten) werden Patienten automatisch angelegt oder mit bestehenden Datensätzen gematcht.
Patient aus Datei-Import
Beim Import (PAD, CSV oder strukturierte Daten) werden Patienten automatisch angelegt oder mit bestehenden Datensätzen gematcht.
Schritt 1
Import prüfen
Im Importprotokoll sehen Sie neu angelegte und aktualisierte Patienten. Dubletten werden zur Klärung markiert.
Aktueller Schritt
Import → Protokoll
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Stammdaten prüfen
Öffnen Sie das Patientenprofil und kontrollieren Sie Adresse, Kostenträger und Kontaktweg.
Aktueller Schritt
Patienten → Stammdaten
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Patient manuell anlegen
Für Einzelfälle ohne PAD-Export legen Sie Patienten direkt in DocBill an.
Patient manuell anlegen
Für Einzelfälle ohne PAD-Export legen Sie Patienten direkt in DocBill an.
Schritt 1
Neuer Patient
Klicken Sie „Patient anlegen“, tragen Sie Pflichtfelder ein und wählen Sie den Kostenträger.
Aktueller Schritt
Patienten → Neu
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Schritt 2
Behandlungsfall
Legen Sie den ersten Behandlungsfall an und erfassen Sie Leistungen oder starten Sie die Kodierung.
Aktueller Schritt
Fälle → Neuer Fall
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Patientenprofil nutzen
Alle Fälle, Rechnungen, Nachrichten und Zahlungen sind im Profil chronologisch gebündelt.
Patientenprofil nutzen
Alle Fälle, Rechnungen, Nachrichten und Zahlungen sind im Profil chronologisch gebündelt.
Schritt 1
Verlauf einsehen
Tabs für Fälle, Rechnungen, Kommunikation und Zahlungen — Filter nach Zeitraum möglich.
Aktueller Schritt
Patienten → Verlauf
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Zahlungen & Bank
Verbinden Sie Ihr Geschäftskonto mit DocBill, um Zahlungseingänge automatisch mit offenen Rechnungen abzugleichen. Offene Posten, Teilzahlungen und Überzahlungen werden übersichtlich dargestellt — ohne Excel-Listen oder manuelles Matching.
Das bietet DocBill
- Sichere Bankanbindung (PSD2 / Kontoinformationsdienst)
- Automatischer Zahlungsabgleich mit Rechnungsnummer und Betrag
- Offene Postenliste mit Alter und Mahnstufe
- Manuelle Zuordnung bei unklaren Buchungen
- Export für Steuerberater und Fibu
Einrichtung der Bankanbindung
Unter Einstellungen → Bank verknüpfen Sie Ihr Konto einmalig per Online-Banking-Freigabe. DocBill ruft danach regelmäßig neue Umsätze ab und schlägt Zuordnungen vor.
Zahlungen & Bankanbindung
Einrichtung, automatischer Abgleich und Bearbeitung offener Posten.
Bankkonto verbinden
Einmalige Freigabe über Ihr Online-Banking — PSD2-konform.
Bankkonto verbinden
Einmalige Freigabe über Ihr Online-Banking — PSD2-konform.
Schritt 1
Bank auswählen
Einstellungen → Bank → Konto hinzufügen. Wählen Sie Ihre Bank und folgen Sie dem Online-Banking-Dialog.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Bank
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Schritt 2
Ersten Abruf
Nach erfolgreicher Verbindung lädt DocBill die letzten Umsätze. Der erste Abgleich kann einige Minuten dauern.
Aktueller Schritt
Bank → Umsätze
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Automatischer Zahlungsabgleich
Eingehende Zahlungen werden Rechnungsnummer und Betrag zugeordnet.
Automatischer Zahlungsabgleich
Eingehende Zahlungen werden Rechnungsnummer und Betrag zugeordnet.
Schritt 1
Vorschlag prüfen
Grün = automatisch zugeordnet. Gelb = Prüfung empfohlen (z. B. Teilzahlung).
Aktueller Schritt
Zahlungen → Zuordnung
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Schritt 2
Rechnung schließen
Nach Zuordnung wird die Rechnung als bezahlt markiert — Mahnstufen stoppen automatisch.
Aktueller Schritt
Rechnung → Bezahlt
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Offene Posten bearbeiten
Übersicht aller unbezahlten Rechnungen mit Alter, Mahnstufe und Patient.
Offene Posten bearbeiten
Übersicht aller unbezahlten Rechnungen mit Alter, Mahnstufe und Patient.
Schritt 1
Liste filtern
Filtern nach > 30 Tage, PKV/IGeL oder Mahnstufe. Export für das Praxismeeting als CSV.
Aktueller Schritt
Kennzahlen → Offene Posten
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Kommunikation
Patienten haben Fragen zu Rechnungen, Ziffern oder Zahlungsfristen. DocBill sammelt Anfragen zentral, beantwortet Routinefragen KI-gestützt und leitet komplexe Fälle an Ihr Team weiter — verständlich formuliert, ohne medizinischen Fachjargon.
So funktioniert es
- Neue Anfrage erscheint im Aufgaben-Board und Posteingang
- DocBill schlägt eine Antwort vor — Sie prüfen und senden
- Bei Bedarf: Arzt oder Verwaltung hinzuziehen
Das bietet DocBill
- Posteingang für Patientenanfragen zu Abrechnungen
- KI-Entwürfe zur Freigabe durch Ihr Team
- Versand von Rechnungen und Zahlungserinnerungen per E-Mail
- Optional: Postversand über Druckpartner
- Alle Nachrichten am Behandlungsfall dokumentiert
Patientenkommunikation
Rechnungsversand, Erinnerungen und Beantwortung von Patientenanfragen.
Rechnung per E-Mail
Standardweg für PKV- und IGeL-Rechnungen mit PDF-Anhang.
Rechnung per E-Mail
Standardweg für PKV- und IGeL-Rechnungen mit PDF-Anhang.
Schritt 1
Versand auslösen
Nach Rechnungsfreigabe wählen Sie „Per E-Mail versenden“. DocBill nutzt Ihre Absenderadresse aus den Einstellungen.
Aktueller Schritt
Rechnungen → E-Mail
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Schritt 2
Zustellung prüfen
Im Kommunikationsverlauf sehen Sie gesendet, zugestellt oder fehlgeschlagen.
Aktueller Schritt
Posteingang → Gesendet
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Rechnung per Brief
Optional über Druckpartner — DocBill beauftragt Druck und Versand.
Rechnung per Brief
Optional über Druckpartner — DocBill beauftragt Druck und Versand.
Schritt 1
Brief aktivieren
Unter Einstellungen → Kommunikation Briefversand aktivieren. Pro Rechnung „Brief“ wählen.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Kommunikation
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Patientenanfrage beantworten
Anfragen zu Ziffern, Beträgen oder Fristen — mit KI-Entwurf und Freigabe.
Patientenanfrage beantworten
Anfragen zu Ziffern, Beträgen oder Fristen — mit KI-Entwurf und Freigabe.
Schritt 1
Anfrage öffnen
Neue Nachrichten erscheinen im Posteingang und als Aufgabe. DocBill zeigt Kontext zur Rechnung.
Aktueller Schritt
Posteingang → Neu
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Antwort freigeben
Prüfen Sie den KI-Entwurf, passen Sie an und senden Sie. Die Antwort wird am Fall dokumentiert.
Aktueller Schritt
Entwurf → Freigeben
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Mahnwesen
Konfigurieren Sie automatische Mahnstufen für offene Patientenrechnungen — von der freundlichen Erinnerung bis zur letzten Mahnung. DocBill versendet Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt und pausiert Mahnungen, sobald eine Zahlung eingeht.
So funktioniert es
- Unter Einstellungen → Mahnwesen Mahnstufen und Texte definieren
- Pro Rechnung oder global aktivieren
- DocBill versendet automatisch — Status in der Rechnungsdetailansicht
Das bietet DocBill
- Individuelle Fristen pro Mahnstufe (z. B. 14 / 28 / 42 Tage)
- E-Mail- und Briefversand aus einer Vorlage
- Automatischer Stopp bei Zahlungseingang
- Übersicht aller gemahnten Rechnungen im Aufgaben-Board
- Patientenverständliche Formulierungen
Mahnwesen einrichten
Mahnstufen, Fristen und Texte — einmal konfiguriert, automatisch für alle offenen Rechnungen.
Mahnstufen global definieren
Standard für die gesamte Praxis — z. B. Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung.
Mahnstufen global definieren
Standard für die gesamte Praxis — z. B. Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung.
Schritt 1
Stufen anlegen
Einstellungen → Mahnwesen: Frist in Tagen, Kanal (E-Mail/Brief) und Textvorlage pro Stufe.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Mahnwesen
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Testrechnung
Im Demo-Modus eine Testrechnung überfällig simulieren und Mahnlauf prüfen.
Aktueller Schritt
Demo → Testrechnung
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Mahnung pro Rechnung steuern
Mahnungen pausieren, überspringen oder manuell auslösen — z. B. bei Ratenzahlung.
Mahnung pro Rechnung steuern
Mahnungen pausieren, überspringen oder manuell auslösen — z. B. bei Ratenzahlung.
Schritt 1
Rechnung öffnen
In der Rechnungsdetailansicht sehen Sie Mahnhistorie und nächste geplante Stufe.
Aktueller Schritt
Rechnung → Mahnwesen
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Nach Zahlungseingang
Sobald der Bankabgleich die Rechnung als bezahlt markiert, werden alle Mahnungen gestoppt.
Nach Zahlungseingang
Sobald der Bankabgleich die Rechnung als bezahlt markiert, werden alle Mahnungen gestoppt.
Schritt 1
Status prüfen
Status wechselt auf „bezahlt“ — keine weiteren Mahnungen werden versendet.
Aktueller Schritt
Rechnung → Bezahlt
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Vorlagen & Materialien
Gestalten Sie Rechnungsvorlagen mit Ihrem Praxislogo, Bankverbindung und rechtlichen Pflichtangaben. Pflegen Sie einen Materialkatalog für Sachkosten und Implants, damit Positionen bei jeder Rechnung konsistent und vollständig sind.
Rechnungsvorlagen
Wählen Sie Layout, Schrift und Fußzeile für GOÄ-, PKV- und IGeL-Rechnungen. Platzhalter für Patient, Diagnose und Positionen werden automatisch befüllt.
- Mehrere Vorlagen pro Abrechnungsart möglich
- PDF-Vorschau vor dem Versand
- Anpassung durch DocBill im Onboarding
Materialkatalog
Hinterlegen Sie häufig verwendete Materialien mit GOÄ-Nummer, Preis und Standardbeschreibung. Bei der Rechnungserstellung wählen Sie Positionen per Klick — ohne erneute Eingabe.
- Sachkosten und individuelle Materialien
- Preislisten aktualisierbar
- Verknüpfung mit Behandlungstypen optional
Vorlagen & Materialien pflegen
Rechnungslayouts und Materialkatalog für konsistente Positionen.
Rechnungsvorlage anpassen
Logo, Fußzeile, Bankverbindung und Pflichtangaben — getrennt nach GOÄ/PKV/IGeL möglich.
Rechnungsvorlage anpassen
Logo, Fußzeile, Bankverbindung und Pflichtangaben — getrennt nach GOÄ/PKV/IGeL möglich.
Schritt 1
Vorlage wählen
Einstellungen → Vorlagen: bestehende Vorlage bearbeiten oder neue anlegen.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Vorlagen
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
PDF-Vorschau
Mit Beispieldaten Vorschau erzeugen, bevor die Vorlage produktiv genutzt wird.
Aktueller Schritt
Vorlagen → Vorschau
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Materialkatalog
Sachkosten, Implants und individuelle Materialien mit GOÄ-Ziffer und Preis.
Materialkatalog
Sachkosten, Implants und individuelle Materialien mit GOÄ-Ziffer und Preis.
Schritt 1
Material anlegen
Einstellungen → Materialien → Neu. GOÄ-Nummer, Beschreibung, Standardpreis und Steuerung.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Materialien
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
In Rechnung übernehmen
Bei der Rechnungserstellung Material per Klick aus dem Katalog hinzufügen.
Aktueller Schritt
Rechnung → Material hinzufügen
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Kennzahlen
Behalten Sie Umsatz, offene Forderungen, Kürzungsquoten und Kostenträger-Performance im Blick. DocBill zeigt Trends über Wochen und Quartale — damit Sie erkennen, wo Geld feststeckt und welche Maßnahmen wirken.
Das bietet DocBill
- Umsatz nach KV, PKV und IGeL
- Offene Posten und durchschnittliche Zahlungsdauer
- Kürzungen, Widersprüche und Nachvergütungen
- Vergleich Vorquartal / aktuelles Quartal
- Export als CSV für Auswertungen
Dashboard-Ansichten
Das Start-Dashboard fasst die wichtigsten Kennzahlen zusammen. Detailansichten pro Kostenträger helfen, systematische Kürzungsmuster zu erkennen.
Kennzahlen auswerten
Dashboards, Filter und Export für Umsatz, Kürzungen und Zahlungsverhalten.
Start-Dashboard
Tagesübersicht: offene Aufgaben, Umsatz im Quartal, kritische offene Posten.
Start-Dashboard
Tagesübersicht: offene Aufgaben, Umsatz im Quartal, kritische offene Posten.
Schritt 1
KPIs lesen
Kacheln für Umsatz, Kürzungsquote und durchschnittliche Zahlungsdauer — Klick öffnet Detail.
Aktueller Schritt
Dashboard → Übersicht
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Nach Kostenträger
Vergleich KV vs. PKV vs. IGeL — wo entstehen Kürzungen, wo stockt Zahlung?
Nach Kostenträger
Vergleich KV vs. PKV vs. IGeL — wo entstehen Kürzungen, wo stockt Zahlung?
Schritt 1
Filter setzen
Wählen Sie Quartal und Kostenträger. Exportieren Sie die Ansicht für Ihr Abrechnungsmeeting.
Aktueller Schritt
Kennzahlen → Kostenträger
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
CSV-Export
Rohdaten für Excel, BI oder Steuerberater — zeitlich und nach Thema filterbar.
CSV-Export
Rohdaten für Excel, BI oder Steuerberater — zeitlich und nach Thema filterbar.
Schritt 1
Export konfigurieren
Zeitraum, Kennzahlentyp und Format wählen. Download startet nach wenigen Sekunden.
Aktueller Schritt
Kennzahlen → Export CSV
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Sicherheit
Patienten- und Abrechnungsdaten verdienen höchsten Schutz. DocBill verarbeitet Daten verschlüsselt, protokolliert Zugriffe und hält sich an DSGVO sowie § 203 StGB — inklusive Anonymisierung vor jeder externen KI-Verarbeitung.
Das bietet DocBill
- Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung
- Audit-Logs für alle Zugriffe auf Patientendaten
- Rollen und Berechtigungen pro Teammitglied
- Hosting in der EU / Deutschland
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für Ihre Praxis
Berufsgeheimnis und KI
Vor der Übergabe an Sprachmodelle werden identifizierende Daten entfernt. Ihre Ärztinnen und Ärzte behalten die inhaltliche Kontrolle über Freigaben.
Sicherheit & Datenschutz
Rollen, Zugriffe, AVV und sichere KI-Verarbeitung im Überblick.
Rollen & Berechtigungen
Arzt, Verwaltung und Nur-Lesen — steuern, wer Kodierungen freigibt und Daten sieht.
Rollen & Berechtigungen
Arzt, Verwaltung und Nur-Lesen — steuern, wer Kodierungen freigibt und Daten sieht.
Schritt 1
Benutzer einladen
Einstellungen → Team → Einladung per E-Mail. Rolle beim Einladen zuweisen.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Team
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Rolle ändern
Änderungen wirken sofort. Laufende Freigaben bleiben beim bisherigen Bearbeiter.
Aktueller Schritt
Team → Rolle
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Auftragsverarbeitung (AVV)
DocBill stellt einen AVV nach Art. 28 DSGVO bereit — für Ihre Praxisunterlagen.
Auftragsverarbeitung (AVV)
DocBill stellt einen AVV nach Art. 28 DSGVO bereit — für Ihre Praxisunterlagen.
Schritt 1
AVV herunterladen
Unter Einstellungen → Rechtliches laden Sie den AVV und optional die Einwilligungsvorlage für Patienten.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Rechtliches
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
KI & Anonymisierung
Vor externer Verarbeitung werden identifizierende Patientendaten entfernt.
KI & Anonymisierung
Vor externer Verarbeitung werden identifizierende Patientendaten entfernt.
Schritt 1
Freigabe-Kontrolle
KI-Vorschläge (Kodierung, Antworten) erfordern immer eine menschliche Freigabe durch Ihr Team.
Aktueller Schritt
Kodierung → Freigabe
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Einstellungen
Unter Einstellungen konfigurieren Sie Ihre Praxis, laden Teammitglieder ein und verbinden Bank, E-Mail und Abonnement. Einmal eingerichtet, laufen die meisten Workflows ohne weiteren Pflegeaufwand. Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen unten führen Sie durch jeden Bereich.
Das bietet DocBill
- Praxis: Logo, Nummernkreise, Bankverbindung auf Rechnungen
- Team: Rollen Arzt, Verwaltung, Nur-Lesen
- Bank, E-Mail, Mahnwesen und Abonnement zentral
Praxis
Stammdaten, Logo, Bankverbindung, Rechnungsnummernkreise und Standard-Kostenträger. Diese Angaben erscheinen auf jeder Rechnung und in Exporten.
Team
Benutzer per E-Mail einladen, Rollen vergeben (Arzt, Verwaltung, Nur-Lesen) und festlegen, wer Kodierungen freigibt.
Bank
Geschäftskonto per PSD2 verknüpfen, Abgleichsregeln und Benachrichtigungen bei neuen Zahlungen konfigurieren.
Absenderadresse verifizieren, Signatur und Vorlagen für Rechnungen, Erinnerungen und Mahnungen.
Abonnement
Tarif, Rechnungsstellung durch DocBill, monatliche Kündbarkeit und Rechnungshistorie einsehen.
Tipp
Änderungen an Teamrollen wirken sofort — laufende Freigaben bleiben beim bisherigen Bearbeiter.
Einstellungen im Detail
Schritt-für-Schritt durch Praxis, Team, Bank, E-Mail und Abonnement.
Praxis-Stammdaten
Logo, Anschrift, Steuernummer und Rechnungsnummernkreise.
Praxis-Stammdaten
Logo, Anschrift, Steuernummer und Rechnungsnummernkreise.
Schritt 1
Stammdaten pflegen
Einstellungen → Praxis: alle Pflichtfelder für Rechnungsfußzeile und Impressum.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Praxis
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Schritt 2
Nummernkreis
Rechnungsnummernkreis festlegen (Präfix + laufende Nummer). Duplikate werden verhindert.
Aktueller Schritt
Praxis → Nummernkreis
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Team & Rollen
Kolleginnen, Verwaltung und externe Buchhaltung mit passenden Rechten.
Team & Rollen
Kolleginnen, Verwaltung und externe Buchhaltung mit passenden Rechten.
Schritt 1
Mitglied hinzufügen
E-Mail-Einladung mit Rolle Arzt, Verwaltung oder Nur-Lesen.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Team
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
E-Mail & Absender
Rechnungen und Mahnungen im Namen Ihrer Praxis — mit Signatur.
E-Mail & Absender
Rechnungen und Mahnungen im Namen Ihrer Praxis — mit Signatur.
Schritt 1
Absender einrichten
Absenderadresse verifizieren, Signatur und Footer für Patienten-E-Mails hinterlegen.
Aktueller Schritt
Einstellungen → E-Mail
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Abonnement
Tarif, Rechnungen von DocBill und Kündigungsoptionen.
Abonnement
Tarif, Rechnungen von DocBill und Kündigungsoptionen.
Schritt 1
Tarif einsehen
Unter Einstellungen → Abonnement: aktueller Tarif, nächste Abbuchung, monatliche Kündbarkeit.
Aktueller Schritt
Einstellungen → Abonnement
Illustration — Oberfläche kann je nach Tarif leicht abweichen.
Demo-Modus
Der Demo-Modus spiegelt die produktive DocBill-Oberfläche mit anonymisierten Beispieldaten. Sie können jeden Workflow testen — vom Datenimport (PAD, CSV) bis zur Mahnung — ohne Auswirkungen auf Ihre echte Abrechnung.
So funktioniert es
- Portal unter sandbox.yourdocbill.com öffnen
- Mit Demo-Zugang anmelden
- Geführte Tour im Aufgaben-Board starten (optional im Onboarding)
Das bietet DocBill
- Vorkonfigurierte Patienten, Behandlungsfälle und Rechnungen
- Voller Zugriff auf Aufgaben, Kennzahlen und Einstellungen (nur lesend/anonym)
- Ideal für Team-Schulungen vor dem Go-live
- Jederzeit zurücksetzbar — keine Datenmigration nötig